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办公软件word教程

2019-11-15 10:48 作者:春华教育 来源:春华教育 点击量:23

  一般情况我们在进行文档编辑的时候,需要用到word办公软件。下面,教育小编将给大家带来一些关于word的技巧,希望对大家有所帮助。

  一、在Word中批量转换文档

  如果我们需要将很多Word生成的DOC文件,转化为TXT文件使用,而苦于往返于“打开/另存为”之间。那么,我们可以巧妙的在Word中批量的转换文档的。只要我们试着单击“文件”——“建立新文件”命令,打开"新建"文件对话框(注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键,这样Word会使用其默认模板建立一个新文件,而不会打开“新建”文件对话框)

  点击“其它文档”标签,并双击其中的“转换向导”项目(但如果你的机器中没有安装此模板,系统会自动启动Office2000XP的安装程序,并会提示你插入Office2000光盘),再顺着向导一步一步操作。利用该向导,既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word2000/XP格式,也可以将Word2000/XP格式批量转换至Word2000/XP中所有支持的文件格式,包括RTF文件:WEB页文件:WPS文件:Lotus1-2-3Microsoft工作表:Outlook工作薄等,相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。

  二、快速还原图片文件

  我们利用Word办公软件,还可以非常方便地制作出图文并茂的作品,不过有时往往出于特殊需要(如出版:发行等),要求把其中内嵌的图片还原出来。可以使用Word2000打开该文件,然后选中相应图像后复制,再启动画图程序进行粘贴,最后存盘。这对于仅含有一个两个图片的文件尚可,如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多,那么一个一个地拷贝:粘贴,相对来说比较麻烦。只要单击“文件”——“另存为Web页”命令,Word就自动把其中内置的图片以image001.jpgimage002等文件,存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下(与在IE中保存的网页一样),非常方便。

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  三、让Word认识WPS2000/WPSOffice文件

  现在,在我们的个人电脑上最为流行的文字处理软件,除了常见的Word办公软件外,还有国产的WPS2000WPSOffice办公软件。发现在WPS2000/Office,不需要安装任何转换器,就可以直接读取由Word97/2000/XP产生的文档。不过,Word97/2000/XP,却无法读取WPSOffice文档。在Office2000安装光盘上,有一个WPS2WORD.EXE的程序,利用它就可以使Word读取WPS2000文件。

  不过,经软件试验,发现安装此转换器,无法使Word读取WPSOffice文件。可以从Office官方网站上下载。双击它会弹出所示的界面,点下“确定”钮,该程序会自动判断出你有没有安装过转换器,并会自动为你安装。以后打开Word,在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“WPS文件(*.wps)”列表项,选择需要编辑的WPS文件,点击“打开”后,即可直接打开WPSOffice文件了,当然也能够读取WPS97/2000文件了。

  四、Word2000的两种水印

  1、文字水印

  插入文字水印的步骤:单击“格式”菜单的“背景”子菜单中的“水印”命令,可以插入不同颜色:样式:大小:方向和字体的水印,还可以根据需要选择或输入要作为水印的文字。

  编辑文字水印的方法:单击“视图”,选中“页眉和页脚”(出现“页眉和页脚”工具栏),把鼠标移到文字水印处单击,再单击“艺术字”工具栏,可以设置艺术字格式:艺术字形状:对艺术字作方位旋转:进行绕排等编辑操作,选中水印文字,单击右键,选择“设置艺术字格式——版式”,选择“衬于文字下方”,满意后,打开“视图”菜单,取消对“页眉和页脚”的选中(即去掉该项目前面的钩)

  2、图片水印

  单击“插入——图片”,视图片的来源选“剪贴图”或“来自文件”,选定图片后向文档中插入图片。在图片插入处单击鼠标左键,出现“图片工具栏”(如果没有,请依次打开“视图——工具栏——图片”)。在“图片工具栏”要进行的几个关键编辑操作是:“文字绕排”选“衬于文字下方”,“图像控制”选“水印”。此外,还可以对图片亮度:对比度:尺寸等进行设置,满意后在文档其它处单击即退出水印编辑,一幅图片水印就制作好了。

  五、实现Word个性模板

  我们都知道,用Word办公软件建立的文件默认页面是A4大小,即宽210毫米:高297毫米。不过,有时由于工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张,这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置。同时,Word中默认生成的文档文件,是不自动缩进的,必须使用手工调整它们的缩进,非常麻烦。其实,巧妙利用Word的模板文件功能,可以设置Word的默认页面大小和自动缩进,从而实现个性模板。

  1、进入WordXP的模板文件夹,Windows9xWindowsMe

  C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下,而在Windows2000WindowsNT上为C:\DocumentsandSettings\用户名\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹,你必须对文件夹选项进行设置才能够进入,详见Windows手册),你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件。双击它,系统就会自动调用WordXP打开它。

  2、单击“文件”——“页面设置”

  调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距,设置自己所需的值。常使用它来写作,每次左右拖动滚动条,来查看文章不太方便,所以把宽度设置小了一些,15厘米,高度不变,仍为24厘米。

  3、单击“格式”——“段落”

  在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签,点击“特殊格式”下拉框,选择“首行缩进”,并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符),即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色)

  4、单击“文件”——“保存”命令

  选择保存类型为文档模板文件,此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件。在此,将它保存为normal1.dot文件。

  5、再次进入C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夹下

  这时会看到两个模板文件normal.dotnormal1.dot。选中normal.dot文件(老模板文件),按下F2,选择“重命名”,将它重新命名为oldnormal.dot文件。按照此法,再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。

  6、上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了

  单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键,即可以用你刚才的设置,来进行文件处理了。

  六、给Word文件减肥

  现在,我们的个人电脑上是MicrosoftWindows的天下,软件也越做越大,连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字,动不动就几十k字节,文件一多,给我们交流:使用都带来了不便(尤其是上网发附件)。其实,只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。

  如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话,可以打开Word,单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快速保存”选项,以后Word就会在每次保存文件时,自动进行信息整理并存盘,实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外,如果我们使用了Word的嵌入字体技术,则在选中“嵌入TrueType字体”后,还应选中“只嵌入所用字符”复选框,否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”,使得文件增大。

  七、一次保存多个文件

  在WPS2000/Office,有一个“保存所有文件”命令,这个命令非常有用,只要执行该命令,即相当于将所有的文件进行存盘操作,免去了一个文件窗口一个文件窗口切换:存盘之苦。其实,我们也可以在Word中一次保存多个文件:只要在要保存文件时,按下Shift键就可以发现,原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了。此时单击这个命令,相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令,即一次性将所有打开的文件进行存盘。

  八、合并Word文件

  我们在使用Word制作文档时,经常要与别人合作,一般情况下,我们都是把别人文件拷贝过来打印,这虽然方便,不过不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令,在弹出的窗口中选择“Word文件”,再找到同事的文件,点击“插入”钮,同事的文件已经历历在目了,而且图片:表格:字体:字号:格式都丝毫没有任何变化。

  九、修复文件

  我们在进行文档的处理时,最怕的就是遇到突然停电,而自己的文件没有保存:文件找到却无法打开的情况吗?其实,Word中设计了一个修复程序,只不过它比较隐蔽,你没有注意罢了。巧妙地使用它,能够把你的工作成果恢复过来。请点击“文件”—“打开”,在打开文件对话框中的文件类型下拉框中,选择“从任意文件中恢复文本”项(请将鼠标向下拖动,否则无法看到这个项目),再点击原先打不开的文件,耐心等待一会儿,凡是能够被恢复的文本,都会出现在Word窗口中,这时候就麻烦你按一下存盘图标吧!

  十、更改文件默认存盘格式

  在Word默认情况下,我们都将文件存为WordDOC格式。不过,有时候我们出于特殊的需要,如投稿时需要TXT格式:多媒体软件中需要RTF格式等。把Word文档存为其余的格式固然很方便,只要单击“文件”——“另存为”命令,然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。不过,每次这样做未免有些麻烦。其实,只要我们单击“工具”——“选项”,打开设置窗口,点击“保存”标签,在“将Word文件保存为”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改为自己想要的格式,以后每次存盘时,Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。

  看完上面的办公软件操作技巧是不是觉得办公软件很简单,想要掌握更多技巧,也可以加入教育办公软件,掌握快捷操作技能,提高工作效率。

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